Na wstępie warto zaznaczyć, że organ administracji publicznej powinien prowadzić postępowanie w sposób zapewniający stronom równy dostęp do informacji. Postępowanie powinno być prowadzone zgodnie z zasadą tzw. prawdy obiektywnej, co oznacza, że organ powinien zbierać wszystkie niezbędne dowody, uwzględniając stanowiska wszystkich stron. W trakcie postępowania organ administracji publicznej ma obowiązek zapewnić stronom dostęp do akt sprawy oraz umożliwić zapoznanie się z dokumentami, które mogą mieć wpływ na wynik postępowania. Stronom przysługuje również prawo do udziału w czynnościach dowodowych oraz do wypowiedzi przed organem. Organ ma obowiązek prowadzenia postępowania zapewniając jego szybkość i celowość, ale także zgodność z prawem oraz w sposób budzący zaufanie do organów administracji publicznej.
Zgodnie z przepisami Kodeksu postępowania administracyjnego organy administracji publicznej obowiązane są załatwiać sprawy bez zbędnej zwłoki. Załatwienie sprawy wymagającej postępowania wyjaśniającego powinno nastąpić nie później niż w ciągu miesiąca, a sprawy szczególnie skomplikowanej – nie później niż w ciągu dwóch miesięcy od dnia wszczęcia postępowania. Jeśli organ administracji publicznej nie rozpatrzył sprawy w terminie, strona postępowania może złożyć wniosek o ponaglenie. Ponaglenie wnosi się do organu wyższego stopnia za pośrednictwem organu prowadzącego postępowanie albo do organu prowadzącego postępowanie – jeżeli nie ma organu wyższego stopnia. Prawo do wniesienia ponaglenia przysługuje w przypadku bezczynności organu lub przewlekłego prowadzenia postępowania. Bezczynność to sytuacja, gdy organ administracji publicznej nie podejmuje działań w sprawie, pomimo że powinien to zrobić. Oznacza to brak podjęcia jakiejkolwiek czynności w zakresie prowadzonego postępowania, co uniemożliwia dalsze jego prowadzenie lub skuteczne zakończenie. Przykładem bezczynności może być sytuacja, gdy organ nie podejmuje działań w celu ustalenia stanu faktycznego lub nie przeprowadza czynności dowodowych. Przewlekłość natomiast oznacza opóźnienie w prowadzeniu postępowania przez organ administracji publicznej. W tym przypadku organ podejmuje działania, jednak prowadzenie postępowania trwa dłużej niż to jest niezbędne.
Warto jednak zaznaczyć, że w niektórych przypadkach przepisy szczególne, mogą przewidywać dłuższe terminy na rozpatrzenie sprawy. Powyżej została opisana procedura na gruncie Kodeksu postępowania administracyjnego.